E-mails são uma ferramenta de comunicação fundamental para fins pessoais ou de trabalho. Mas, dependendo do assunto e para quem você vai escrever um e-mail em inglês, nem sempre é simples redigir mensagens que combinem um tom simpático e profissional.
Afinal, escrever pode não ser tão fácil quanto falar inglês, ao menos, para algumas pessoas. E isso é mais comum de acontecer entre indivíduos com cérebro bilíngue do que você pode imaginar.
Essa tarefa se torna ainda mais complicada quando você precisa escrever em outra língua. Portanto, escrever e-mail em inglês pode ser desafiador.
Mas não se preocupe, estamos aqui para te ajudar a evitar os erros mais comuns!
Ao escrever um e-mail em inglês (e em outras línguas também), temos que manter em mente os erros mais comuns do idioma. Então, veja 10 erros em inglês que são frequentemente cometidos por nós, brasileiros, e saiba como evitá-los!
Também é útil considerar as possíveis diferenças culturais da pessoa que receberá esse e-mail em inglês. Além disso, verifique o formato mais adequado do texto para não passar a impressão desejada.
Então, para garantir que a sua mensagem não causará desconfortos ou seja considerada invasiva, vale a pena, por exemplo, abdicar de um tom muito pessoal em e-mails para estranhos ou colegas de trabalho mais distantes.
Confira algumas dicas valiosas sobre como escrever e-mails em inglês.
Conheço você?
No Brasil, não é raro receber/enviar e-mails para pessoas desconhecidas ou com as quais não mantemos um relacionamento próximo iniciando o texto com um simples Olá, [nome], como vai? ou um Oi [nome], tudo bem?. Há ainda quem diga apenas Oi antes de abordar o assunto da mensagem.
Em outros países, essa abertura não é muito comum ou recomendável. Quando não estiver enviando um e-mail a um amigo ou a um colega de trabalho com o qual tenha alguma intimidade, o mais adequado é manter certa distância.
Esse cuidado faz sentido também ao escrever um e-mail em inglês. Afinal, muitas pessoas podem considerar um “Olá, tudo bem?” como algo excessivamente pessoal.
O início de um e-mail em inglês depende, claro, do assunto e de quem receberá a mensagem. Mas as dicas abaixo podem ser aplicadas de forma mais generalizada, inclusive para quem quer saber como escrever um e-mail profissional em inglês.
No caso de uma mensagem formal para alguém importante ou com quem você ainda não desenvolveu um relacionamento próximo, é seguro usar Dear Mr. (para homens), seguido pelo respectivo sobrenome.
Quando for enviar uma mensagem para uma mulher, também é essencial saber como começar um e-mail formal em inglês. Então, Dear Ms. pode ser uma escolha mais prudente.
Afinal, serve para se referir de forma respeitosa a mulheres adultas solteiras, casadas ou cujo status civil é desconhecido ou intencionalmente omitido. Também utilize o sobrenome após Dear Ms.
É possível utilizar Dear Miss para mulheres solteiras. Mas, geralmente, esse termo é mais comum para se referir a pessoas jovens.
Em países como o Reino Unido, ele é utilizado por crianças e adolescentes para se dirigir a professoras. Além disso, diversas mulheres podem preferir Ms. como forma de tratamento. Perceba também que Miss e Ms. possuem pronúncias distintas.
Caso a destinatária da mensagem seja casada, existe a opção Dear Mrs. + sobrenome. Use-a apenas se souber o status civil da receptora do e-mail e, melhor ainda, caso ela tenha expressado o desejo de ser tratada por esse termo. Na dúvida, utilize Dear Ms.
Em geral, Dear Mr., Dear Ms. e Dear Mrs. indicam que outros e-mails já foram trocados com essa pessoa. Mas também pode ser usado para contatos iniciais.
Se o e-mail não for extremamente formal, pode-se usar Dear e o nome completo do destinatário. A não ser que você conheça a pessoa que receberá a mensagem, evite Dear seguido apenas do primeiro nome.
Isso pode ser percebido como rude e invasivo. Pela mesma razão, tente não utilizar Hi + primeiro nome quando você estiver escrevendo e-mail em inglês.
Sempre inclua títulos acadêmicos ou condecorações antes do nome dos(as) destinatários(as) que as possuírem. Como professores universitários e médicos costumam ter a titulação Dr/Dra, refira-se a eles como Dear Professor John Smith ou Dear Dr. Mary Parker, por exemplo.
É possível usar Dear + título + sobrenome ou Dear + título + nome completo (mais formal).
No Reino Unido, homens que recebem o título honorário de Knight (ou cavaleiro, em português) passam a utilizar Sir antes do seu nome em vez de Mr. A versão feminina para essa honraria resulta na inclusão de Dame antes do nome completo das receptoras.
Esquecer de mencionar esses títulos é extremamente rude, em especial porque são de conhecimento público. Afinal, representam uma forma de diferenciação social como maneira de agradecer essas pessoas por suas relevantes contribuições ao país.
Mas, como se escreve em inglês um e-mail com Dear Mr., Dear Ms. e Dear Mrs?
Exemplos: Dear Dame Judi Dench (atriz inglesa) ou Dear Sir Michael Philip Jagger (vocalista do The Rolling Stones).
Quando o(a) destinatário(a) é desconhecido, algo comum em candidaturas de emprego ou em órgãos públicos, é possível endereçar o e-mail em inglês a um vago Dear Sir or Madam, Dear Hiring Manager (apenas para empregos) ou To whom it may concern.
Tente, entretanto, evitar esses termos genéricos, principalmente em candidaturas de emprego. É sempre mais interessante ligar para a empresa e perguntar o nome do responsável pelo processo seletivo.
Já para repartições e órgãos públicos, não há problemas em usar formas de tratamento mais vagas ao escrever em inglês uma mensagem de e-mail.
Após a sentença inicial é aconselhável (e educado) fazer uma saudação a quem receberá a mensagem em inglês, como uma versão mais contida do ‘Como vai?/ Tudo bem?’.
Não é preciso perguntar isso diretamente. Apenas escreva I hope this finds you well/I hope this message finds you well (formal) ou I hope you are doing well (informal). Essa frase indica o seu desejo de que a pessoa que lerá a mensagem esteja bem, ao mesmo tempo em que não solicita nenhuma resposta pessoal.
Um exemplo completo para o começo de um e-mail:
Dear Mr Smith,
I hope this finds you well.
Agora você já pode entrar no assunto da mensagem em si.
Tom do e-mail
Muitas vezes, uma mensagem em inglês enviada por e-mail pode soar ofensiva, sem intenção. Por isso, pense duas vezes antes de fazer comentários desinteressados/vazios e deixe o sarcasmo e as piadas de lado.
Melhor ganhar o rótulo do excesso de cortesia do que de falta de profissionalismo, até porque o último pode atrapalhar os negócios.
Não se esqueça de tentar manter a saudação Dear + a combinação mais adequada em toda a cadeia de mensagens. Não colocá-la na abertura de todas as respostas parece grosseiro.
Logo, não aborde o assunto sem antes fazer uma saudação, pois isso é rude. De preferência, agradeça pela mensagem anterior com Thank you for your message logo após a saudação.
Não é necessário usar I hope this finds you well ou suas variações após a primeira mensagem, a não ser que tenha se passado bastante tempo desde o e-mail anterior (dois dias, por exemplo). Utilize-a sempre que iniciar outro e-mail com a mesma pessoa.
Cobrar resposta
Quando for necessário estabelecer prazos para respostas ou tarefas, faça isso de maneira clara, educada e inclua datas. Em um e-mail em inglês menos formal, não é raro ver termos mais vagos de urgência, como as soon as possible.
A abreviatura ASAP tem um tom de importância mais elevada ou de ordem, dependendo do contexto.
Uma opção para enfatizar a necessidade de uma resposta é I look forward to hearing from you ou I look forward to hearing from you soon antes de se despedir. Por outro lado, essa frase pode soar pouco cordial, dependendo da forma como for utilizada.
“Despedida” adequada
O termo utilizado para finalizar os e-mails em inglês também é importante, variando conforme o(a) destinatário(a) e o assunto da mensagem. Em geral, Best Regards, Kind Regards e Best Wishes são adequados para a maioria das situações.
Para mensagens a indivíduos em cargos mais importantes, de teor mais sério, ou candidaturas de empregos, é recomendável fechar a conversa com um termo formal como Sincerely ou Cordially. Em algumas circunstâncias, como quando não se conhece bem o(a) destinatário(a) e usou-se Dear Mr./Dear Ms./Dear Mrs. + sobrenome, pode-se fechar o e-mail com Yours sincerely (embora para negócios seja menos frio usar apenas Sincerely).
Ao se dirigir a indivíduos em posições extremamente relevantes, como presidentes de países ou generais, por exemplo, o ideal é usar Very Respectfully. Embora seja um termo mais “engessado”, funciona basicamente só para autoridades.
É muito comum receber e-mails concluídos apenas com Best ou Regards. Há quem defenda que esses termos podem ser usados na maioria das situações (exceto em casos muito formais).
Por outro lado, também parecem preguiçosos, como se quem escreveu não tivesse se dado ao trabalho de completar a frase.
As opções para e-mails mais informais incluem: Cheers (mais comum entre conhecidos e britânicos), Many thanks (usada para agradecer sinceramente alguém) e Warmly (quando se conhece bem o destinatário).
Outro ponto importante é sempre concluir o e-mail com uma despedida, além de tentar manter a constância da assinatura durante a cadeia de mensagens. Caso tenha iniciado com Best Regards, use-a até o fim da conversa.
Em geral, pode não ser interessante trocá-la no meio do caminho por apenas Best ou Regards – para evitar, por exemplo, passar a impressão de irritação, descaso ou preguiça.
Então, agora você já sabe que além de aprender inglês, precisa saber quais as palavras certas para usar em cada situação.
Pronto para enviar seu e-mail? Se ainda não, confira mais dicas!
Passo a passo para escrever corretamente um e-mail em inglês
Agora você já sabe como evitar gafes ao escrever um e-mail em inglês. Então, veja um passo a passo para não errar na estrutura. Selecionamos exemplos de como iniciar um e-mail em inglês, corpo da mensagem e finalização. Veja abaixo:
1. Assunto
Seja objetivo, ou seja, faça com que o destinatário saiba do que se trata antes de abrir a mensagem. No título é importante não focar em muitos detalhes.
2. Iniciando a mensagem formalmente
Muitas pessoas têm dúvidas sobre como começar um e-mail em inglês sem cometer gafes. Acima, listamos algumas dicas muito importantes.
Mas, para reforçá-las, veja como dar os cumprimentos corretamente:
- Dear Sir or Madam: quando você não sabe quem vai receber a mensagem;
- Dear Mr. Michael / Dear Mrs. Judi: quando você sabe quem vai receber a mensagem;
- To whom it may concern: ‘a quem interessar possa’ é usado também quando você não sabe quem vai ler a mensagem.
Nesse ponto é importante estabelecer a linha de um e-mail formal em inglês. Mas, se for o caso de escrever e-mail em inglês casual, você pode começar com:
- Hi/Hello + nome de quem vai ler.
Outro ponto importante é quando você sabe o nome da pessoa que vai receber a mensagem, mas não sabe o sexo. Então, é indicado iniciar com o nome completo, por exemplo, Dear Michael Smith.
Seguindo esses exemplos de e-mails profissionais em inglês, você evitará cometer gafes.
3. Apresente-se e diga o motivo da mensagem
Existem muitas dúvidas sobre como escrever um e-mail profissional. Como você não conhece a pessoa que vai receber a sua mensagem, a apresentação deve ser logo no início do corpo do e-mail.
Portanto, após a saudação, faça uma breve apresentação, por exemplo: “I’m __, manager of __”. Outro exemplo: “My name is Paula Santos. I’m writing for the management position.”
Continue a mensagem com:
“I believe I have the perfect qualification to fulfill the position.
Please, find attached my resume.”
(Acredito ter a qualificação perfeita para ocupar o cargo.
Segue em anexo meu currículo.)
4. Deixe claro o seu interesse por um retorno
Para deixar bem clara a mensagem em inglês sobre o seu interesse por um retorno, você pode usar a seguinte frase: “I await a return soon”. Outro exemplo de como escrever um e-mail formal em inglês é incluindo essa frase: “If you have any questions or comments, please feel free to let me know.”
Use nossas dicas sobre como finalizar e-mail em inglês, listadas acima. Assim, ao seguir esses exemplos de e-mails profissionais em inglês, você não vai cometer gafes.
Como negar uma proposta de emprego sem ser rude
Muitas vezes, as dúvidas também são sobre como escrever um e-mail profissional para recusar uma oferta de emprego. Afinal, você, como profissional, não deve ser rude e nem cometer erros de linguagem, ainda que seja para dizer não.
Entre as frases que pode usar, alguns exemplos são:
“Dear Mr./Mrs. (last name), thank you very much for offering me the position of __ at (company name)]. It was a difficult decision to make, but I accepted a position at another company.
I appreciate the opportunity in your company.
Once again, thank you for your consideration.”
Agora você já sabe como escrever um e-mail formal em inglês, mesmo que seja para recusar uma proposta de emprego.
Vocabulário para um e-mail formal em inglês
Para não cometer gafes, é importante saber como escrever em inglês usando algumas palavras e frases do vocabulário formal. Quer saber quais são? Então, veja uma lista!
- I apologize: Peço desculpas
- to contact: contactar
- If you have any comments, feel free to contact me.: Se você tiver algum comentário, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo.
- Thank you: Obrigada
- I would rather not: Eu preferiria não (expressar quando não prefere algo)
- I look forward to your reply soon.: Estou ansioso para sua resposta em breve.
- Kind regards, Best regards, Sincerely: Atenciosamente.
Essa é uma pequena lista de expressões usadas em um e-mail profissional em inglês.
Então, agora você já sabe como escrever um e-mail em inglês usando uma linguagem formal. Se ficou alguma dúvida, deixe nos comentários.