Como evitar gafes ao escrever e-mails em inglês 

Quer escrever um e-mail profissional em inglês? Então preste atenção a essas dicas valiosas para não parecer rude ou sem educação.
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ESCRITO POR Gabriel B.
Como evitar gafes ao escrever e-mails em inglês 

E-mails são uma ferramenta de comunicação fundamental para fins pessoais ou de trabalho. Mas, dependendo do assunto e para quem você escreve, nem sempre é simples escrever mensagens que combinem um tom simpático e profissional. Essa tarefa pode ser um pouco mais complicada em um outro idioma.

Ao escrever um email em inglês (e em outras línguas também) é útil considerar as possíveis diferenças culturais da pessoa que receberá esse e-mail e o formato mais adequado do texto para evitar gafes e passar a impressão desejada. Para garantir que sua mensagem não causará desconfortos ou será considerada invasiva, vale a pena, por exemplo, abdicar de um tom muito pessoal em emails para estranhos ou colegas de trabalho mais distantes.

Confira algumas dicas valiosas para escrever e-mails em inglês.

Conheço você? 

No Brasil, não é raro receber/enviar e-mails para pessoas desconhecidas ou com as quais não mantemos um relacionamento próximo iniciando o texto com um simples Olá, [nome], como vai? ou um Oi [nome], tudo bem?. Há ainda quem diga apenas Oi antes de abordar o assunto da mensagem.

Em outros países, essa abertura não é muito comum ou recomendável. Quando não estiver enviando um e-mail a um amigo ou a um colega de trabalho com o qual tenha alguma intimidade, o mais adequado é manter certa distância. Muitas pessoas podem considerar um Olá, tudo bem? como algo excessivamente pessoal.

O início de um e-mail depende, claro, do assunto e de quem receberá a mensagem. Mas as dicas abaixo podem ser aplicadas de forma mais generalizada. 

No caso de uma mensagem formal para alguém importante ou com quem você ainda não ainda desenvolveu um relacionamento próximo, é seguro usar Dear Mr. (para homens), seguido pelo respectivo sobrenome. Quando for enviar uma mensagem para uma mulher, Dear Ms. pode ser uma escolha mais prudente, pois serve para se referir de forma respeitosa a mulheres adultas solteiras, casadas ou cujo status civil é desconhecido ou intencionalmente omitido. Também utilize o sobrenome após Dear Ms.

É possível utilizar Dear Miss para mulheres solteiras, embora geralmente esse termo seja mais comum para se referir a pessoas jovens ou, em países como o Reino Unido, utilizado por crianças e adolescentes para se dirigir a professoras. Além disso, diversas mulheres podem preferir Ms. como forma de tratamento. Perceba também que Miss e Ms. possuem pronúncias distintas.

Caso a destinatária da mensagem seja casada, existe a opção Dear Mrs. + sobrenome. Use-a apenas se souber o status civil da receptora do email e, melhor ainda, caso ela tenha expressado o desejo de ser tratada por esse termo. Na dúvida, utilize Dear Ms.

Em geral, Dear Mr., Dear Ms. e Dear Mrs. indica que outros e-mails já foram trocados com essa pessoa, mas também pode ser usado para contatos iniciais. 

Se o e-mail não for extremamente formal, pode-se usar Dear e o nome completo do destinatário. A não ser que você conheça a pessoa que receberá a mensagem, evite Dear seguido apenas do primeiro nome. Isso pode ser percebido como rude e invasivo. Pela mesma razão, tente não utilizar Hi + primeiro nome. 

Sempre inclua títulos acadêmicos ou condecorações antes do nome dos(as) destinatários(as) que as possuírem. Como professores universitários e médicos costumam ter a titulação Dr/Dra, refira-se a eles como Dear Professor John Smith ou Dear Dr. Mary Parker, por exemplo. É possível usar Dear + título + sobrenome ou Dear + título + nome completo (mais formal).

No Reino Unido, homens que recebem o título honorário de Knight (ou cavaleiro, em português) passam a utilizar Sir antes do seu nome em vez de Mr. A versão feminina para essa honraria resulta na inclusão de Dame antes do nome completo das receptoras. Esquecer de mencionar esses títulos é extremamente rude, em especial porque são de conhecimento público e representam uma forma de diferenciação social como maneira de agradecer essas pessoas por suas relevantes contribuições ao país.

Exemplos: Dear Dame Judi Dench (atriz inglesa) ou Dear Sir Michael Philip Jagger (vocalista do The Rolling Stones).

Quando o(a) destinatário(a) é desconhecido, algo comum em candidaturas de emprego ou em órgãos públicos, é possível endereçar o email a um vago Dear Sir or Madam, Dear Hiring Manager (apenas para empregos) ou To whom it may concern. 

Tente, entretanto, evitar esses termos genéricos, principalmente em candidaturas de emprego. É sempre mais interessante ligar para a empresa e perguntar o nome do responsável pelo processo seletivo. Já para repartições e órgãos públicos, não há problemas em usar formas de tratamento mais vagas.

Após a sentença inicial é aconselhável (e educado) fazer uma saudação a quem receberá a mensagem, ou uma versão mais contida do como vai?/tudo bem?. Não é preciso perguntar isso diretamente, contudo. Apenas escreva I hope this finds you well/I hope this message finds you well (formal) ou I hope you are doing well (informal). Essa frase indica o seu desejo de que a pessoa que lerá a mensagem esteja bem, ao mesmo tempo em que não solicita nenhuma resposta pessoal. 

Um exemplo completo para o começo de um email:

Dear Mr Smith,

I hope this finds you well. 

Agora você já pode entrar no assunto da mensagem em si.

Tom do e-mail 

Muitas vezes, uma mensagem pode soar ofensiva sem intenção. Por isso, pense duas vezes antes de fazer comentários desinteressados/vazios  e deixe o sarcasmo e piadas de lado. Melhor ganhar o rótulo do excesso de cortesia do que de falta de profissionalismo, até porque o último pode pode atrapalhar os negócios.  

Não se esqueça de tentar manter a saudação Dear + a combinação mais adequada em toda a cadeia de mensagens. Não colocá-la na abertura de todas as respostas parece grosseiro. Logo, não aborde o assunto sem antes fazer uma saudação, pois isso é rude. De preferência, agradeça pela mensagem anterior com Thank you for your message logo após a saudação.  

Não é necessário usar I hope this finds you well ou suas variações após a primeira mensagem, a não ser que bastante tempo tenha se passado desde o e-mail anterior (dois dias, por exemplo). Utilize-a sempre que iniciar outro e-mail com a mesma pessoa.

Cobrar resposta 

Quando for necessário estabelecer prazos para respostas ou tarefas, faça-o de maneira clara, educada e inclua datas. Em um e-mail menos formal, não é raro ver termos mais vagos de urgência como as soon as possible. A abreviatura ASAP tem um tom de importância mais elevada ou de ordem, a depender do contexto.

Uma opção para enfatizar a necessidade de uma resposta é I look forward to hearing from you ou I look forward to hearing from you soon antes de se despedir. Por outro lado, essa frase pode soar como pouco cordial, dependendo do contexto.

“Despedida” adequada

O termo utilizado para finalizar um e-mail também é importante, variando conforme o(a) destinatário(a) e o assunto da mensagem. Em geral, Best Regards, Kind Regards e Best Wishes são adequados para a maioria das situações.

Para mensagens a indivíduos em cargos mais importantes, de teor mais sério, ou candidaturas de empregos, é recomendável fechar a conversa com um termo formal como Sincerely ou Cordially. Em algumas circunstâncias, como quando não se conhece bem o(a) destinatário(a) e usou-se Dear Mr./Dear Ms./Dear Mrs. + sobrenome, pode-se fechar o email com Yours sincerely (embora para negócios seja menos frio usar apenas Sincerely). 

Ao se dirigir a indivíduos em posições extremamente relevantes, como presidentes de países ou generais, por exemplo, o ideal é usar Very Respectfully, embora seja um termo mais “engessado”. Funciona basicamente só para autoridades.  

É muito comum receber e-mails concluídos apenas com Best ou Regards. Há quem defenda que esses termos podem ser usados na maioria das situações (exceto em casos muito formais). Por outro lado, também parecem preguiçosos, como se quem escreveu não tivesse se dado ao trabalho de completar a frase.

As opções para e-mails mais informais incluem: Cheers (mais comum entre conhecidos e britânicos), Many thanks (usada para agradecer sinceramente alguém) e Warmly (quando se conhece bem o destinatário). 

Outro ponto importante é sempre concluir o e-mail com uma despedida, além de tentar manter a constância da assinatura durante a cadeia de mensagens. Caso tenha-se iniciado com Best Regards, use-a até o fim da conversa. Em geral, pode não ser interessante trocá-la no meio do caminho por apenas Best ou Regards –  para evitar, por exemplo, passar a impressão de irritação, descaso ou preguiça.

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